Atualmente 80% dos boletos emitidos pelos condomínios não tem registro bancário, isto se justifica pois a adesão pela modalidade “sem registro” é mais barata ( cerca de 50% menos onerosa) e com um controle eficiente por parte da administradora e do sindico, evitam-se problemas na identificação das receitas, desonerando ainda o caixa do condomínio.

As principais mudanças referentes à emissão dos boletos com registro são as seguintes:

1- O termo “CEDENTE” passa a se chamar “Beneficiário”;

2- O termo ‘SACADO” passa a se chamar “PAGADOR’; e:

Os boletos devem conter obrigatoriamente:

3- Nome e CPF ou CNPJ do Beneficiário;

4- Endereço do Beneficiário;

5- Nome e CPF ou CNPJ do Pagador;

6- Valor e data de vencimento.

Não será mais permitido gerar boleto sem valor e sem data de vencimento.

Através do cronograma abaixo, o Banco Central vem gradualmente implementando as mudanças previstas na circular, que necessariamente precisam de readequações por parte dos condomínios, a fim de evitar problemas no recebimento das taxas condominiais.

CRONOGRAMA DE TRANSIÇÃO ADOTADO PELO BANCO CENTRAL

DATA / AÇÃO BANCÁRIA

Junho/15

Cessar a oferta da Cobrança sem Registro para novos clientes e atuais

Agosto/2015

Inicio da operação da base centralizada de beneficiários

Dezembro/2016

Término da migração das carteiras de Cobrança sem Registro para registradas

Janeiro/2017

Inicio da operação da base centralizada de títulos conforme Circular 3.656/13

Sem dúvida nenhuma a nova determinação já preocupa bastante os síndicos e condomínios especialmente quanto à obrigatoriedade de lançamento do CPF ou do CNPJ na origem de emissão dos boletos.

O impacto administrativo direto para os síndicos e gestores condominiais, se dará na clara necessidade dos condomínios em manter um cadastro de condôminos muito mais atualizado, evitando a eventual possibilidade de não se emitir o boleto da taxa condominial ao condômino pagador, em virtude da obrigatoriedade da vinculação do CPF do condômino no boleto, e os bancos certamente irão rejeitar o pagamento caso todas as instruções não estejam completas.

Outro detalhe importante e relevante para os síndicos, são aqueles que envolvem diretamente os inquilinos e as imobiliárias. A política administrativa do condomínio deverá ser firme e determinar de forma clara, qual informação será vinculada no boleto. Vejamos alguns exemplos práticos: os inquilinos vão exigir que seu CPF conste no boleto porque senão eventualmente podem se negar a pagar com outro CPF.

Por outro lado as imobiliárias defendendo os interesses dos proprietários, certamente irão solicitar aos síndicos e condomínios que conste o CPF do dono do imóvel no boleto para efeito de informação junto imposto de renda.

E quando houver cobrança de taxa extra? Os condomínios terão que emitir um boleto da taxa condominial para o inquilino referente às despesas ordinárias, e outro boleto de taxa extra referentes às benfeitorias com cadastros diferentes? Dificuldades à vista, com certeza.

O maior problema enfrentado pelos síndicos consiste na atualização cadastral por parte dos condôminos. Na maior parte dos casos, quando os síndicos distribuem um cadastro para atualização de dados ao condômino, 20%(vinte por cento) os devolvem preenchidos, ou seja, a grande maioria não dá a menor atenção ao cadastro.

Uma das saídas viáveis administrativamente para solucionar a falta de informações proveniente dos condôminos quanto aos dados cadastrais, seria o requerimento das certidões de ônus reais junto ao cartório de registro de imóveis da região, que possibilita ao sindico a informação dos documentos pessoais dos proprietários, viabilizando a cobrança registrada.

Evidentemente que, em muitos casos alguns imóveis são vendidos não sendo averbados no registro de imóveis pelo comprador, todavia para se iniciar uma busca pelas informações, seria um bom começo.

Infelizmente as certidões irão custar ao caixa o condomínio, entretanto soluciona-se a emissão dos boletos vinculados.

Com a mudança da forma de cobrança dos boletos e a inserção de novas informações, o cadastro das unidades é de fundamental importância neste contexto. Como já dito, os condôminos dificilmente devolvem os cadastros com as informações cadastrais, fato este que trará aos síndicos grande desgaste na geração completa dos boletos das taxas condominiais.

A única certeza que temos neste momento é que, haverá muito mais trabalho para as administradoras e muito desgaste emocional para os síndicos junto aos condôminos, em especial quanto ao detalhamento de informações, e consequentemente futuras dificuldades na elaboração e emissão dos boletos, podem aguardar!

O papel das administradoras neste momento de transição da cobrança sem registro para a cobrança registrada será crucial. Por se tratar de uma resolução recente, muitas dúvidas ainda irão surgir por parte dos gestores condominiais, porém o prazo de finalização do processo de cobrança sem registro se dará apenas janeiro de 2017, havendo, portanto bastante tempo hábil na adaptação e readequação dos procedimentos necessários visando atender as novas determinações do Banco Central.

O apoio técnico das administradoras e empresas de assessoria contábil aos síndicos e condomínios, será de suma importância principalmente na adoção de medidas administrativas cadastrais preventivas que possibilitem o cadastramento antecipado das informações dos condôminos com exatidão, pode ser o grande diferencial.

Uma assessoria profissional personalizada e presente, evitará num breve futuro eventuais aborrecimentos aos gestores condominiais na emissão dos boletos e principalmente na possível perda de arrecadação futura apenas por falta de organização e planejamento estratégico para lidar com a mudança.

Por: Aldo Junior

Matéria Veiculada na Folha do Sindico Edição Agosto/2015