Pessoas entrando e saindo, encomendas entregues, moradores pedindo ajuda com as compras e o porteiro mais atento ao celular do que aos que passam. Será que você já presenciou uma cena dessas? A portaria do prédio é uma espaço agitado e central. Não é muito difícil entender o porquê da portaria ser um local que exige atenção e, principalmente, regras. Sem elas, erros como, por exemplo, a entrada de estranhos sem autorização podem acontecer e comprometer a segurança de todos no condomínio.

Ter um portaria eficiente é algo desafiador, mas será que é impossível? Pensando nisso, selecionamos os dez principais erros da portaria que podem ocorrer em qualquer condomínio.

1 – Não definir as regras para funcionamento da portaria

Comentamos logo no início a importância das regras, não é mesmo? Estabelecer como deverá funcionar essa parte do condomínio é fundamental. A ausência de regras pode acarretar em erros por parte do porteiro, que não terá algo que guie a rotina de trabalho, e dos moradores que podem interferir no funcionamento dessa parte do prédio.

Por isso, as regras da portaria devem constar no regimento interno do condomínio. Deixando bem claro para todos como deve ser dia-a-dia desse espaço, o que é permitido e proibido. Assim, quando um morador ou mesmo o próprio porteiro quebrar as regras, o síndico pode utilizar o regimento interno como base para as tomar as atitudes necessárias na situação.

É importante que dentro do regimento interno conste regras para o controle de entrada e saída de visitantes, recebimento de encomendas, estabelecimento de regras para a função do porteiro e outros itens que forem  específicos do seu condomínio. Identifique as particularidades da portaria do seu edifício e estabeleça regras adequadas a ela, evitando usar um padrão que talvez não atenda às necessidades do prédio.

2 – Não qualificar e orientar o porteiro

Falamos antes que a ausência de regras claras é um dos principais erros da portaria. Seguido disso, a ausência de qualquer treinamento para o porteiro pode acarretar em falhas graves que ameaçam a segurança dos moradores, causar constrangimentos ou mesmo brigas entre o funcionário e os moradores.

O porteiro do prédio precisa conhecer as regras e cumpri-las exatamente como foram escritas. Claro, todo o trabalho exige uma certa flexibilidade, porém há pouco espaço para concessões em um local onde os moradores podem se sentir no direito de dar ordens ou estabelecer as próprias regras.

Portanto, dar um treinamento adequado e ter certeza que o funcionário está qualificado para o trabalho é fundamental. É importante destacar que esse treinamento é de responsabilidade do síndico do prédio. Para isso, é importante que o síndico entenda quais são os deveres relacionados a função dando a orientação necessária para o melhor andamento do trabalho.

3 – Não investir em equipamentos de segurança

A segurança é uma das principais tarefas da portaria, portanto, a ausência de investimento em equipamentos que possam tornar o cotidiano de quem trabalha na portaria é um erro que pode custar caro. Quando o porteiro possui à disposição câmeras de segurança, sistemas de identificação, softwares que facilitem o controle de entrada e saída, ele tem um controle maior da função que está exercendo.

Os equipamentos também transmitem maior segurança aos moradores e visitantes. Os custos desse tipo de ferramenta podem não ser tão bem recebidos pelos moradores num primeiro momento. É papel do síndico esclarecer a importância deles para a rotina do condomínio.

Optar por equipamentos e plataformas que facilitem e automatizem o dia-a-dia da portaria é a melhor opção, pois esse tipo de serviço dá maior autonomia ao porteiro. Uma das opções é a portaria de condomínio online que gerencia de maneira prática e segura as entradas e saídas do condomínio.

4 – Deixar a portaria aberta

É um erro que pode acontecer com muita frequência, principalmente em prédios que tem um fluxo de pessoas muito grande. Porém, essa atitude coloca todos dentro do condomínio em risco.

É preciso estabelecer uma organização que permita ao porteiro manter a entrada e saída de pessoas sob controle. A ausência de supervisão da portaria poderá resultar na entrada de desconhecidos dentro do prédio, o que é um risco a segurança de todos.

5 – Consentir que o porteiro seja desviado da sua tarefa

Um dos principais erros da portaria, autorizar o porteiro a fazer outras funções que não sejam as designadas a ele pode acarretar em falhas na segurança e dificuldade na entrada e saída de pessoas do condomínio.

Apesar de ser um erro considerado grave é muito comum que o porteiro deixe seu posto para resolver problemas de manutenção, auxiliar moradores com compras, entregar encomendas. Todas atividades que atrapalham a função que deveria ser executada.

O porteiro preciso estar ciente de seus deveres e ter segurança para exercer a atividade. Para que isso acontece, é importante deixar claro quais são os deveres do porteiro para os moradores. O síndico deve se informar a respeito e repassar essa informação aos condôminos.

6 – Abandonar a portaria

É muito comum que a portaria fique vazia, muitas vezes esse erro acontece justamente porque o porteiro foi desviado da sua função. Em outras o funcionário pode estar em seu intervalo, fumando ou mesmo ter ido ao banheiro.

Nos casos acima é necessário criar regras para exista um equilíbrio entre as necessidades do funcionário e as obrigações que precisam ser cumpridas. Por isso, quando forem criadas regras para o bom andamento da portaria, é necessário pensar nos detalhes que colocação exige.

O síndico é o responsável por indicar ao porteiro como deve ser agir e quais são seus horários de intervalo, evitando que o abandono do local ocorra. É preciso analisar se existe a necessidade de estabelecer um punição caso essas regras não sejam seguidas.

7 – Autorizar que o porteiro tenha distrações na portaria

Outro hábito corriqueiro dentro de portarias, a maioria em prédios mais antigos, é o uso de televisão ou mesmo rádio na portaria. Esse tipo de “passatempo” pode dificultar a concentração do porteiro no que é considerado importante: a segurança do condomínio.

Hoje, com o uso dos smartphone essa questão ganha outras proporções. A utilização de celulares durante o período de trabalho pode causar erros que vão colocar em risco a segurança dos  moradores. Estabelecer limites para o uso do celular e eliminar outras distrações é um passo para manter o porteiro mais atento a sua atribuição.

8 – Deixar a organização de entrega de encomendas por conta do porteiro

Um dos papéis do porteiro é receber encomendas e cartas na portaria, porém não deve ser tarefa dele entregar pessoalmente todos os pacotes deixados na portaria. É preciso estabelecer, dentro do regimento interno, que o morador deve receber suas próprias encomendas, evitando que ele deixe o posto de trabalho.

9 – Liberar a entrada de veículo sem identificar a pessoa que está dentro

Não verificar as pessoas que estão dentro de um veículo autorizado a entrar no prédio pode causar um problema sério de segurança. Por isso, é papel do porteiro, mesmo que isso possa causar algum constrangimento, verificar se os ocupantes de carro são os moradores ou visitantes que estão autorizados a entrar.

A portaria online pode uma opção nesses casos, ajudando ao porteiro com número de visitantes e placas dos veículos. Além disso, é preciso orientar o profissional a fazer a checagem visual das pessoas que estão dentro dos veículos.

10 – Porteiro guardar objetos ou fazer entrega de encomendas para condôminos

Semelhante ao item oito, manter entregas de moradores na portaria pode causar erros e, consequentemente, muita dor de cabeça para o condomínio. Em caso extravio ou mesmo perda de qualquer pertence, o morador pode se sentir lesado e responsabilizar o condomínio.

Fonte:  Blog Town Sq